ノーコードでプライバシーポリシーを作成する方法は？

ノーコードでプライバシーポリシーを作成するには、サイトの利用目的や個人情報の取得項目を整理し、テンプレートや作成フォームに入力して文章を整えます。ただし、生成された文章をそのまま公開するのではなく、実際のサイトの運用と一致しているかを確認することが重要です。

問い合わせフォーム、アクセス解析、広告、ネットショップなどの利用状況によって、記載すべき内容は変わります。ノーコードは文章作成の手間を減らす方法であり、法律上の確認まで自動で完了する仕組みとは限りません。

ノーコードでプライバシーポリシーを作成する手順

次の順番で情報を整理すると、テンプレートや作成サービスを使って作成しやすくなります。

1. サイトで取得している情報を洗い出す

   氏名、メールアドレス、電話番号、住所、問い合わせ内容など、利用者から受け取る情報を書き出します。Cookie（クッキー）やアクセスログのように、利用者が直接入力しない情報も確認します。

2. 情報を取得する場面を整理する

   問い合わせ、会員登録、資料請求、商品購入、メールマガジン登録など、どの場面で情報を取得するかを整理します。取得しているのに記載がない項目がないか確認してください。

3. 利用目的を具体化する

   「サービス向上のため」のような広すぎる表現だけでなく、「問い合わせへの回答」「商品の発送」「本人確認」「利用状況の分析」など、何のために使うかを記載します。

4. 外部サービスの利用状況を確認する

   アクセス解析、広告配信、決済、フォーム、予約管理、動画配信などの外部サービスを使っている場合は、サービス名と利用目的を整理します。

5. テンプレートや作成フォームに入力する

   ノーコードの作成サービスでは、質問に回答すると条文のひな型が生成される形式が一般的です。入力項目を空欄のままにせず、該当しない項目は「利用していない」と判断できる根拠を確認してから省略します。

6. 生成された文章を実際の運用と照合する

   取得する情報、利用目的、第三者への提供、外部サービス、問い合わせ先などが、サイトの実態と一致しているか確認します。

7. サイト上で見つけやすい場所に公開する

   フッターや問い合わせフォームの近くなど、利用者が確認できる場所にリンクを設置します。フォーム送信前に確認できるようにする方法もあります。

作成前に整理する情報

プライバシーポリシーの文章を作る前に、次の項目を表にまとめておくと、入力漏れを減らせます。

プライバシーポリシーに記載する主な内容

必要な記載内容は事業の内容や個人情報の扱いによって異なりますが、一般的には次の項目を確認します。

事業者の情報

誰が個人情報を取り扱うのか分かるように、事業者名や運営者名、問い合わせ窓口を記載します。個人で運営している場合も、利用者が連絡できる方法を用意します。

取得する個人情報

フォームなどで入力してもらう情報を記載します。「その他必要な情報」のように範囲が分からない表現を使う場合は、具体的にどの情報が含まれるのか確認してください。

利用目的

取得した情報を何に使うのかを、目的ごとに記載します。問い合わせ対応のために取得したメールアドレスを、メールマガジン配信にも使う場合は、その目的も分けて示します。

第三者提供と業務委託

個人情報を他社へ提供する場合は、提供先や目的、必要な手続きなどを確認します。外部のサーバー、決済会社、配送会社、メール配信サービスなどに処理を委託している場合も、サービスの利用実態と記載内容を照合してください。

Cookieやアクセス解析

アクセス解析や広告配信のためにCookieなどを使っている場合は、取得される情報、利用目的、利用するサービス、設定変更の方法などを確認します。Cookieの利用をプライバシーポリシーに記載するだけで足りるかは、利用するサービスや情報の内容によって異なります。

安全管理と保有期間

個人情報を適切に管理するための取り組みや、不要になった情報の削除方針を記載します。実際には保存期間を決めていないのに、「一定期間後に削除する」と書くと、公開内容と運用が食い違います。

開示・訂正・削除などの請求

利用者から自身の個人情報について確認や訂正などを求められた場合の窓口と手続き方法を示します。本人確認の方法や、受付方法を決めていない場合は、公開前に運用を整えておく必要があります。

ノーコードで作成した文章をそのまま使わないほうがよい理由

テンプレートは一般的なケースを前提にしているため、サイト固有の情報が不足することがあります。たとえば、広告を掲載していないサイト向けの文章を、広告を利用しているサイトにそのまま使うことはできません。

反対に、利用していない機能についてまで記載すると、実際の取り扱いと異なる説明になる可能性があります。作成後は、次の点を確認してください。

• フォームで入力する項目が、記載内容に含まれているか
• アクセス解析や広告タグを実際に設置しているか
• 決済、配送、予約、メール配信などの外部サービスを利用していないか
• 利用目的が実際の業務と一致しているか
• 第三者提供と業務委託を混同していないか
• 問い合わせ先が現在も利用できるか
• 公開後にサービスを追加した場合、内容を更新しているか

無料のテンプレートや自動生成サービスを使うときの注意点

無料で使えるテンプレートや自動生成サービスは、文章のたたき台を作る用途に向いています。ただし、無料であることが、法的な適合性や自社サイトへの適合性を保証するわけではありません。

利用前に、作成サービスが入力情報をどのように扱うか、生成された文章の利用条件、更新の有無を確認してください。会社名やサービス名を入力する場合は、入力内容の取り扱いも確認が必要です。

個人情報を大量に扱う場合、要配慮個人情報を扱う場合、海外のサービスを利用する場合、会員制サービスや通信販売を運営する場合などは、テンプレートだけで判断せず、必要に応じて専門家や公的機関の情報を確認してください。

プライバシーポリシーを公開した後に見直すタイミング

プライバシーポリシーは、一度公開すれば終わりではありません。次の変更があったときは、記載内容と実際の運用を見直します。

• 問い合わせフォームの項目を追加・削除したとき
• アクセス解析や広告サービスを導入したとき
• 決済、予約、メール配信などの外部サービスを変更したとき
• 会員登録や購入機能を追加したとき
• 個人情報の利用目的や保管方法を変更したとき
• 運営者情報や問い合わせ窓口を変更したとき

更新した場合は、改定日と改定内容を記載すると、利用者が変更を確認しやすくなります。過去の規約やポリシーとの関係が問題になる場合もあるため、改定履歴の保存方法も決めておくと安心です。

ノーコードで作成する場合の判断基準

情報の取得項目や利用目的が少なく、一般的な問い合わせフォームだけを使う小規模サイトであれば、ノーコードのテンプレートをたたき台にして作成しやすいでしょう。ただし、公開前に自分のサイトの運用へ書き換える必要があります。

一方、複数の外部サービスを使うサイト、個人情報を継続的に大量に扱うサービス、海外提供者を含むサービス、医療・金融など慎重な取り扱いが必要な情報を扱うサービスでは、専門家への確認を検討してください。

最初に行うことは、フォーム、Cookie、アクセス解析、広告、決済など、サイトで実際に使っている機能を一覧にすることです。その一覧と生成された文章を照合し、記載漏れや実態と異なる表現を修正してから公開してください。