ノーコードサイトの問い合わせ通知は、通常「フォームの送信先設定」と「通知メールの設定」を行うことで設定できます。管理画面に通知機能がある場合は、問い合わせを受け取るメールアドレスを登録し、テスト送信で届くことを確認します。
ノーコードサイトで問い合わせ通知を設定する手順
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問い合わせフォームの編集画面を開く
サイトの管理画面から、問い合わせフォームやフォームブロックの編集画面を開きます。フォームの設置場所と、フォームの回答を管理する画面が別になっているサービスもあります。
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通知設定を表示する
「通知」「メール通知」「送信先」「フォーム設定」などの項目を探します。サービスによっては、フォームの保存設定や回答管理画面の中に通知設定があります。
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通知を受け取るメールアドレスを登録する
問い合わせを確認する担当者のメールアドレスを入力します。複数人で受け取れるサービスでは、担当者ごとのアドレスを追加できますが、登録できる件数や利用できるプランはサービスによって異なります。
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通知メールの内容を設定する
通知メールの件名、本文、問い合わせ内容の表示項目などを設定します。本文には、問い合わせ日時、氏名、メールアドレス、問い合わせ内容など、確認に必要な項目を含めます。
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設定を保存してサイトを公開する
設定を保存しただけでは、公開中のサイトに反映されないことがあります。必要に応じて、サイトを再公開または更新してください。
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実際にテスト送信する
公開中の問い合わせフォームにテスト内容を入力し、通知先のメールアドレスに届くか確認します。通知メールだけでなく、フォームの回答一覧や管理画面にも内容が保存されているか確認します。
通知が届かないときに確認すること
通知が届かない場合は、メールアドレスの入力ミス、迷惑メールへの振り分け、公開状態、通知機能の有効化を順番に確認します。
- 通知先のメールアドレスに誤りがないか
- 迷惑メールフォルダーやプロモーションフォルダーに入っていないか
- フォームが公開中のサイトに正しく表示されているか
- 通知設定が保存されているか
- 通知機能を有効にするための設定やプラン条件がないか
- メールサービス側で送信元アドレスを受信拒否していないか
- フォームの送信自体が正常に完了しているか
送信完了画面が表示されても、通知メールだけが届かない場合があります。その場合は、管理画面の回答一覧に問い合わせが保存されているかを確認すると、フォームの送信とメール通知のどちらに問題があるか切り分けやすくなります。
問い合わせを受けた人にも自動返信する場合
問い合わせを送った人へ受付メールを送る場合は、管理者向けの通知とは別に「自動返信」や「回答者へのメール通知」を設定します。
自動返信メールには、問い合わせを受け付けたこと、通常の返信時期、問い合わせ内容の控えなどを記載できます。ただし、自動返信は担当者からの回答ではないため、「このメールに返信しても個別回答にならない」場合は、そのことを明記します。
自動返信を設定するときは、フォームに入力されたメールアドレスを送信先として使用します。入力ミスや迷惑メールへの振り分けによって届かないことがあるため、送信完了画面でも受付結果を表示すると親切です。
通知方法はメール以外にも設定できる
サービスによっては、メール以外にチャットツール、スマートフォンへのプッシュ通知、外部サービスへの連携などを利用できる場合があります。ただし、利用できる通知方法や設定手順は、使っているノーコードサービスとプランによって異なります。
メール通知だけでは見落としが心配な場合は、まず管理者向けメール通知を設定し、必要に応じて外部連携を追加します。複数の通知を設定する場合は、同じ問い合わせが重複して届くこともあるため、誰が対応するかを決めておくことが大切です。
通知設定で注意したい個人情報の扱い
問い合わせフォームには氏名、メールアドレス、電話番号などの個人情報が入力されることがあります。通知メールにすべての入力内容を表示すると、転送や誤送信によって情報が広がる可能性があります。
- 通知メールに表示する項目を必要最小限にする
- 問い合わせ内容を含むメールの転送先を限定する
- 管理画面のログイン情報を担当者間で共有しない
- 不要になった回答データの保存期間を確認する
- 自動返信メールに個人情報を過剰に記載しない
特に、クレジットカード番号やパスワードなど、メールで受け取るべきではない情報をフォームに入力させないようにしてください。必要な項目だけをフォームに設け、送信前に入力内容の注意書きを表示します。
設定後に行うテスト
通知設定を保存したら、次の項目を確認すると、実際の問い合わせを取りこぼしにくくなります。
- 公開中のサイトからフォームを送信する
- 送信完了画面が表示されるか確認する
- 管理者向けの通知メールが届くか確認する
- 回答一覧や管理画面に内容が保存されているか確認する
- 設定している場合は、自動返信メールが届くか確認する
- スマートフォンや別のメールアドレスでも表示を確認する
テスト送信で届いた通知を削除する必要がある場合は、管理画面やメールの保存状況も確認してください。フォームによっては、削除した回答を元に戻せないことがあります。
ノーコードサイトの問い合わせ通知で確認するポイント
問い合わせ通知は、フォームの編集画面で通知先を登録し、設定を保存・公開したうえでテスト送信すれば確認できます。ただし、具体的な項目名、通知方法、利用できるメールアドレスの数、プランによる制限は、利用しているノーコードサービスによって変わります。
まずは通知先メールアドレス、通知の有効化、公開状態、迷惑メール設定、回答の保存状況を確認してください。通知が届かない場合も、管理画面に回答が保存されているかを見れば、フォームと通知のどちらを確認すべきか判断できます。
